PEDOMAN

 DIKLAT JAMINAN MUTU ( QA )

DI RUMAH SAKIT DAN PUSAT KESEHATAN MASYARAKAT.

I.                     PENDAHULUAN

1.      Latar Belakang

2.      Tujuan.

II.                   PERKEMBANGAN DIKLAT JAMINAN MUTU

1.      Rumah Sakit

2.      Pusat Kesehatan Masyarakat.

III.                  PROGRAM JAMINAN MUTU

Prinsip-Prinsip Program Jaminan Mutu Pelayanan Kesehatan

Pentahapan Program Jaminan Mutu Pelayanan Kesehatan.

IV.               PENTAHAPAN PELATIHAN JAMINAN MUTU .

1.      Inisiasi

2.      Transformasi

3.      Integrasi.

V.       PENUTUP

DAFTAR ISI

Hal.

Bab I
PENDAHULUAN

Pembangunan kesehatan dibidang pelayanan langsung seperti Pusat Kesehatan Masyarakat dan Rumah sakit, bertujuan untuk meningkatkan mutu,  cakupan dan efisiensi pelaksanaan rujukan medik dan rujukan kesehatan secara terpadu serta peningkatkan dan pemantapan manajemen pelayanan kesehatan yang meliputi kegiatan perencanaan, pelaksanaan, pengawasan,  pengendalian dan penilaian.

Sejalan dengan perubahan sosial budaya masyarakat dan perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi, peningkatan pengetahuan masyarakat tentang kesehatan dan perkembangan informasi yang demi-kian cepat dan diikuti oleh tuntutan masyarakat akan pelayanan kesehatan yang lebih baik mengharuskan sarana pelayanan kesehatan untuk mengembangkan diri secara terus menerus seiring dengan perkembang-an yang ada pada masyarakat tersebut. Pengembang-an yang dilaksanakan secara tahap demi tahap berusaha untuk meningkatkan mutu pelayanan kesehatan di rumah sakit atau di pusat kesehatan masyarakat tetap dapat mengikuti perubahan yang ada.

Apabila rumah sakit atau puskesmas tidak memper-siapkan diri secara lebih baik dalam upaya peningkat-an mutu pelayanan, maka sarana tersebut akan dijauhi masyarakat dan akan mencari sarana kesehatan alternatif. Untuk itu setiap rumah sakit maupun puskesmas haruslah meningkatkan penampilan masing-masing secara terencana sesuai dengan kebutuhan dan tuntuan  masyarakat agar dapat terus berkembang.

Salah satu usaha peningkatan penampilan dari masing masing sarana pelayanan seperti rumah sakit dan puskesmas adalah dengan meningkatkan mutu pela-yanan di semua unit pelayanan, baik pada unit pelayanan medik, pelayanan penunjang medik, atau-pun pada unit pelayanan administrasi dan manajemen.

Kegiatan peningkatan mutu tersebut diatas dapat di-laksanakan dengan berbagai pendekatan atau kegiatan mutu diantaranya dengan mengembangkan Gugus Kendali Mutu, Pengendalian Mutu Terpadu, Penyusunan/Penerapan standar pelayanan atau

penyediaan pelayanan prima di rumah sakit atau di pusat kesehatan masyarakat.

Untuk memperoleh keseragaman dalam penyeleng-garan pendidikan dan pelatihan mutu tersebut diatas, maka perlu disusun suatu pedoman yang merupakan petunjuk umum dalam penyelenggaraan pendidikan dan pel;atihan mutu tersebut.

Tujuan Umum :

Tujuan dari pada pedoman ini adalah memberikan petunjuk/pedoman pedoman penyelenggaraan pendidikan dan pelatihan jaminan mutu di Rumah Sakit dan Puskesmas.

Bab II
PERKEMBANGAN DIKLAT JAMINAN MUTU

Di Puskesmas program jaminan mutu melalui tahap-tahap sebagai berikut :

Tahap Analisis Sistem ( System Analysis).

Tahap ini ditujukan untuk menelaah sistem pelayanan kesehatan melalui penggunaan daftar tilik dengan jalan melakukan  pengamatan terha-dap sesama puskesmas (Peer Review) dari beberapa puskesmas oleh petugas yang telah dilatih. Pada tahap ini masalah masalah yang dapat dipecahkan adalah masalah masalah dalam proses suatu kegiatan.

Pengamatan peer review ini dimaksudkan bahwa puskesmas A (dengan petugas yang telah dilatih) menilai puskesmas B (terhadap petugas yang belum pernah dilatih). Puskesmas B (dengan petugas yang sudah dilatih) akan menilai puskesmas C (petugas yang belum dilatih). Puskesmas C (petugas yang sudah dilatih) menilai puskesmas D (terhadap petugas yang belum pernah dilatih) dan seterusnya hingga puskesmas E (petugas yang sudah dilatih)  akan menilai puskesmas A (petugas yang belum pernah dilatih). Hasil masing masing pengamatan ini akan disaji-kan pada pertemuan di Dinas Kesehatan Dati II sebagai bahan untuk memberikan umpan balik (Feed back ).

Selanjutnya Puskesmas yang bersangkutan akan menyusun rencana perbaikan mutu pelayanan dalam bentuk  rencana kegiatan (POA) untuk diterapkan di Puskesmas masing masing.

Tahap Supervisi ( Supervision Based)

Tahap ini merupakan lanjutan dari tahapan analisis sistem yang didasarkan pada upaya supervisi untuk memonitor apakan rencana kegiatan (POA) yang dibuat sudah dilaksanakan sesuai dengan ketentuan atau tidak. Dengan demikian petugas kesehatan di Puskesmas akan mampu menjaga mutu pelayanan dengan jalan mematuhi standar pelayanan. Supervisi dilakukan oleh pimpinan Puskesmas, Supervisor dari Dinas Kesehatan Dati II dan dari Dinas Kesehatan Dati I ataupun dari Kanwil Depkes Propinsi setempat (Circuit Rider). Dari hasil supervisi ini kemudian dibuat umpan balik yang sifatnya membangun.

Tahap Pendekatan Tim (Team Based)

Tahap atau bentuk yang ketiga dari pada program jaminan mutu di Pusat Kesehatan Masyarakat (Puskesmas) adalah Pendekatan Tim. Pada tahap ini masalah masalah yang dipecahkan adalah pada umumnya permasalahan yang komplek, yaitu masalah masalah yang ditemukan dalam Out Put maupun Out Come dari suatu kegiatan dimana untuk pemecahannya diperlukan adanya suatu Tim/kelompok. Agar Tim/kelompok dapat bekerja dengan terarah diperlukan adanya kepemimpinan Tim.

Untuk menunjang kegiatan kegiatan tersebut diatas, maka Pusat Diklat Pegawai Departemen Kesehatan bersama sama dengan Direktorat BUKP Dit Jen Binkesmas Departemen Kesehatan telah mengembangkan beberapa jenis pelatihan yaitu :

Pelatihan Analisis Sistem :

Pelatihan ini mempunyai struktur program pelatihan sebagai berikut :

1.    Pengertian dasar Mutu

2.    Analisa sistem dalam program jaminan mutu.

3.    Standar dan Daftar tilik ( Checklist )

4.     Pengumpulan data secara Peer Review

5.    Analisa Data

6.    Teknik Pemberian Umpan Balik

7.    Pembuatan Rencana Operasional.

8.     Dinamika Kelompok.

Secara keseluruhan pelatihan ini diberikan efektif dalam 30 jam pelajaran, yang terbagi dalam Teori 13 jpl dan Praktek/Penugasan 17 jpl.

Pelatihan Supervisi I :

Pelatihan mempunyai struktur program sebagai berikut :

a.      Konsep Supervisi

b.      Gaya Supervisi

c.      Peran Supervisor

d.      Metode/Teknik Supervisi

e.      Instrumen/Standar dan penggunaannya

f.        Umpan Balik

g.      Dinamika Kelompok.

Secara keseluruhan pelatihan ini diberikan efektif dalam 30 jam pelajaran, yang terbagi dalam Teori 9 jpl dan Praktek/Penugasan 11 jpl Praktek Lapangan 10 jpl.

Pelatihan Pendekatan Tim.

Pelatihan ini mempunyai struktur program sebagai berikut :

a.      Dinamika kelompok

b.      Konsep Dimensi dan Manajemen Mutu

c.      Kepemimpinan Tim

d.      Penggunaan Data

e.      Proses Pemecahan Masalah

f.        Kalakarya

g.      Rencana Monitoring dan Evaluasi.

Secara keseluruhan pelatihan ini diberikan efektif dalam 30 jam pelajaran, yang terbagi dalam Teori 12 jpl dan Praktek / Penugasan 18 jpl.

Pelatihan Supervisi II :

Pelatihan mempunyai struktur program sebagai berikut :

a.      Konsep Supervisi

b.      Gaya Supervisi

c.      Peran Supervisor

d.      Metode/Teknik Supervisi

e.      Instrumen/Standar dan penggunaannya

f.        Proses Pemecahan masalah

g.      Umpan Balik

h.      Dinamika Kelompok.

Secara keseluruhan pelatihan ini diberikan efektif dalam 30 jam pelajaran, yang terbagi dalam Teori 9 jpl dan Praktek/Penugasan 11 jpl  Praktek Lapangan 10 jpl.

Pelatihan Jaminan Mutu Jarak Jauh :

Disamping jenis-jenis pelatihan yang disebutkan diatas, ada pula jenis pelatihan lain berbentuk pelatihan jarak jauh. Materi dari pada pelatihan ini banyak membahas tentang diklat pemecahan masalah.

Penyelenggaraan dari pada pelatihan ini adalah dengan metode jarak jauh. Dilaksanakan selama 3 bulan. Bahan pelatihan ini terdiri dari 11 Modul yaitu modul :

• 1.      Pendekatan Kontingensi

• 2.      Pernyataan Masalah

• 3.      Pemilihan Masalah

• 4.      Pembentukan Kelompok

• 5.      Analisis Masalah

• 6.      Memahami penyebab masalah

• 7.      Analisis Informasi

• 8.      Membuat Penyelesaian

• 9.      Penguji Faktor pendorong (Insentif) untuk mencapai suatu perubahan.

• 10. Penjajakan kemajuan

• 11. Menjaga kelangsungan proses.

Untuk mendukung pelaksanaan pelatihan pelatihan pada ketiga tahap tersebut diatas, maka di tingkat Pusat dilaksanakan pula pelatihan bagi pelatih  jaminan mutu seperti :

1.      Pelatihan Circuit Rider

2.      Pemecahan Masalah .

3.      Pelatihan Tutor

4.      Kalakarya jaminan mutu.

5.      Dll.

Mutu Pelayanan Rumah Sakit merupakan derajat kesempurnaan pelayanan Rumah Sakit  untuk memenuhi kebutuhan masyarakat konsumen akan pelayanan kesehatan yang sesuai dengan standar profesi dan standar pelayanan profesi dengan menggunakan potensi sumber daya yang tersedia  di rumah sakit secara wajar, efisien dan efektif serta diberikan secara aman dan memuaskan sesuai norma, etika, hukum dan sosio budaya, dengan memperhatikan keterbatasan dan kemampuan pemerintah dan masyarakat sebagai konsumen.

Didalam mencapai mutu tersebut diatas, maka upaya peningkatan mutu pelayanan rumah sakit disusun berupa kegiatan yang komprehensif dan integratif yang menyangkut Struktur, Proses dan Out Put/Out Come secara objektif, sistematik dan berlanjut, memantau  dan menilai mutu dan kewa-jaran pelayanan tehadap pasien, menggunakan peluang untuk meningkatkan pelayanan pasien  dan memecahkan masalah yang terungkapkan sehingga pelayanan yang diberikan di rumah sakit berdaya guna dan berhasil guna. Upaya pening-katan mutu di rumah sakit bertujuan memberikan asuhan atau pelayanan sebaik baiknya kepada pasien.

Adapun strategi upaya peningkatan mutu rumah sakit adalah sebagai berikut :

a.      Rumah Sakit harus memahami dan menghayati konsep dasar dan prinsip mutu pelayanan rumah sakit sehingga dapat menyusun langkah langkah upaya peningkatan mutu masing masing rumah sakit.

b.      Memberi prioritas pada peningkatan sumber-daya manusia di rumah sakit termasuk kesejarteraan karyawan, memberikan imbalan yang layak, program keselamatan dan kesehat-an kerja, program pendidikan dan pelatihan, dll.

c.      Menciptakan budaya mutu di rumah sakit, termasuk didalamnya menyusun program mutu rumah sakit, menyusun tema  yang akan dipakai sebagai pedoman, memilih pendekatan yang akan dipakai dalam penggunaan standar prosedur serta menetapkan mekanisme monitoring dan evaluasi.

Pelatihan peningkatan mutu yang sekarang ini dilakukan di rumah sakit diantaranya :

•    Pelatihan Total Quality Manajemen.

•     Pelatihan Fasilitator Gugus Kendali Mutu.

•   Pelatihan Manajemen Strateji RS

•     Pelatihan Teknik Dokumentasi Standar Pelayanan Mutu RS

•    Pelatihan Standar Asuhan Keperawatan.

•    Pelatihan Akreditasi Rumah Sakit.

•      Pelatihan Sumber Daya Manusia.

•      Pelatihan Manajemen Pimpinan RSUD

•     Dll

BAB III
PROGRAM JAMINAN MUTU 

Mutu tidak akan pernah dicapai dalam jangka waktu yang singkat. Hal tersebut memerlukan waktu yang sangat bervariasi tergantung dari pada standar mutu yang dinginkan.  Pengertian tentang program jaminan mutu mungkin sudah sering kita ketahui dari berbagai sumber yang sangat bervariasi.

Secara singkat disebutkan bahwa program jaminan mutu melibatkan setiap orang yang berada dalam organisasi untuk peningkatan pelayanan yang terus menerus dimana mereka akan memenuhi kebutuhan standar dan harapan dari pada pelanggan baik pelanggan intern ataupun pelanggan ekstern. Hal ini adalah suatu metode yang mengkombinasikan teknik manajemen, keterampilan teknik, dan pemanfaatan penuh potensi sumber daya manusia dalam organisasi Puskesmas dan Rumah Sakit. 

Program Jaminan Mutu dapat dibedakan dengan bentuk manajemen yang lain, dimana jaminan mutu didasarkan pada prinsip prinsip sebagai berikut :

a.      Setiap orang didalam organisasi harus dilibatkan dalam penentuan , pengertian dan peningkatan proses yang berkelanjutan dengan masing masing kontrol dan bertanggung jawab dalam setiap mutu yang dihasilkan oleh masing masing orang.

b.      Setiap orang harus sepakat untuk memuaskan masing masing pelanggan, baik pelanggan eksternal maupun pelanggan internal.

c.      Peningkatan mutu dilaksanakan dengan menggunakan metode ilmiah yaitu dengan menggunakan data untuk pengambilan keputusan, penggunaan alat alat statistik  dan keterlibatan setiap orang yang terkait.

d.      Adanya pengertian dan penerimaan terhadap suatu perbedaan yang alami.

e.      Pembentukan teamwork. Baik itu dalam part time teamwork, fulltime teamwork  ataupun cross functional team .

f.        Adanya komitmen tentang pengembangan karyawan (development of employees ) melalui keterlibatan didalam pengambilan keputusan.

g.      Partisipasi dari pada setiap orang dalam kegitatan merupakan dorongan yang positif dan harus dilaksanakan.

h.      Program pendidikan dan pelatihan dianggap sebagai suatu investment/modal dalam rangka pengembangan kemampuan dan pengetahuan pegawai untuk mencapai potensi mereka harapkan.

i.        Supliers dan Customer diintegrasikan dalam proses peningkatan mutu.

1).  Orientasi pada pelanggan

( Customer Focus ).

Dalam pandangan tradisional, pelanggan berarti orang yang membeli dan menggunakan produk suatu perusahaan/organisasi. Dalam hal ini pelanggan tersebut berinteraksi dengan perusahaan setelah proses menghasilkan produk.  Sedangkan pihak pihak yang berhu-bungan dengan organisasi/perusahaan sebe-lum tahap proses disebut sebagai pemasok.

Dalam konsep quality manajemen pelanggan dan pemasok ada didalam dan diluar organi-sasi. Pelanggan dikenal sebagai pelanggan eksternal dn pelanggan internal. Pelanggan eksternal adalah orang yang menggunakan produk atau jasa perusahaan. Pemasok eksternal adalah orang diluar organisasi yang menjual bahan mentah/bahan baku, informasi atau jasa lain kepada organisasi. Sedangkan didalam organisasi juga ada pelanggan internal dan pemasok internal. Misalnya dalam pelayan-an pasien di Puskesmas dan Rumah Sakit. Dalam pemeriksaan laboratorium misalnya, dokter dan tenaga paramedis merupakan pelanggan internal dari pada petugas laboratorium, sedangkan bagian logistik yang menyediakan bahan bahan pemeriksaan dan peralatan lainnya merupakan pemasok internal. Oleh karena itu kualitas pekerjaan dari bagian logistik akan mempe-ngaruhi kualitas pekerjaan petugas laboratorium dan sekaligus akan mempengaruhi kualitas pekerjaan dari pada tenaga medis.

Pada hakikatnya tujuan dari pada bisnis adalah untuk menciptakan dan mempertahankan para pelanggan. Demikian pula dalam kegiatan pelayanan kesehatan target utamanya adalah untuk kepuasan pelanggan dalam hal ini kesembuhan dari penyakit. Oleh karena itu hanya dengan memahami proses dan pelang-gan maka organisasi dapat memahami dan menghargai makna dari pada kualitas. Semua usaha manajemen dalam jaminan mutu diarahkan pada satu tujuan utama yaitu terciptanya kepuasan pelanggan. Apapun yang dilakukan manajemen tidak akan ada gunanya bila akhirnya tidak menghasilkan peningkatan kepuasan pelanggan. Adanya kepuasan pelanggan dapat memberikan manfaat diantaranya :

• a.      Hubungan antara Puskesmas dan Rumah Sakit dengan para pasien menjadi harmonis.

• b.      Memberikan dasar yang baik bagi kunjung-an ulang.

• c.      Membentuk suatu rekomendasi dari mulut ke mulut (word of nouth) yang menguntung-kan bagi Puskesmas dan Rumah Sakit.

• d.      Reputasi Puskesmas dan Rumah Sakit menjadi baik dimata pelanggan/pasien dan keluarga.

• e.      Penghasilan Puskesmas dan Rumah Sakit meningkat.

2).  Perbaikan Berkesinambungan

(Continuous Improvement).

Persaingan global dan perubahan yang terjadi pada setiap pelanggan merupakan alasan perlunya dilakukan berbaikan yang berkesinam-bungan. Untuk mencapai perbaikan yang berkesinambungan para manajer Puskesmas dan Rumah Sakit tidak cukup hanya menerima ide perbaikan, akan tetapi juga secara aktif mendorong setiap orang untuk mengidentifikasi dan menggunakan kesempatan perbaikan. Pelaksanaan proses berkesinambungan meliputi penentuan masalah dan pemecahan yang memungkinkan, pemilih-an dan implementasi pemecahan yang paling efektif dn efisien, serta evaluasi ulang, standari-sasi dan pengulangan proses.

Proses pembelajaran merupakan elemen yang penting dalam perbaikan. Pembelajaran mem-berikan dasar rasional untuk bertindak yang merupakan elemen penting yang kedua dalam perbaikan. Tingkat dan luasnya perbaikan dapat ditingkatkan dengan membuat perbaikan proses dan sistem sebagai bagian dari strategi organi-sasi  serta menciptakan suatu sistem untuk perbaikan. Sistem tersebut haruslah mendu-kung pengembangan keterampilan dan penge-tahuan anggota organisasi  untuk melaksa-nakan perbaikan. Hal hal yang harus diper-hatikan dalam merancang sistem perbaikan antara lain, Pendidikan, Teladan manajer, tanggung jawab yang jelas, Perbaikan diiden-tifikasi sebagai strategi yang penting, Identifikasi dan prioritas tindakan perbaikan, metode sistematis untuk perbaikan, dan lain lain.

Perbaikan terhadap mutu yang berkesinam-bungan memerlukan beberapa persyaratan yang harus diperhatikan diantaranya adalah :

a.      Perbaikan tersebut haruslah berdasarkan pada visi dan misi dari pada rumah sakit.

Didalam implementasi jaminan mutu di Puskesmas dan Rumah Sakit, visi dan misi haruslah ditentukan yang merupakan dasar dan sentra yang harus diperhatikan dalam pelaksanaan seluruh kegiatan. Visi dan Misi Puskesmas dan Rumah Sakit haruslah kemudian diinformasikan kepada semua karyawan dari tingkat Manajer puncak sampai dengan pelaksana ditingkat front line. Dengan harapan apabila setiap orang yang terlibat di rumah sakit tersebut sudah mengetahui visi dan misi Puskesmas dan Rumah Sakit maka mereka akan bekerja dengan suatu arah yang telah tertentu dan terencana dengan baik.

b.      Mengikuti Tahap  Strategi Perbaikan.

Didalam menerapkan perbaikan, dikenal berbagai proses. Tidak ada satu satunya cara yang paling tepat untuk memperbaiki proses perbaikan, baik itu dalam bidang manufaktur ataupun dalam bidang jasa. Meskipun demikian ada beberapa strategi standar yang biasanya digunakan. Strategi tersebut antara lain :

• ·        Menggambarkan proses yang ada

• ·        Membakukan proses

• ·        Menghilangkan kesalahan pada proses

• ·        Merampingkan proses

• ·        Mengurangi sumber sumber terjadinya variasi

• ·        Menerapkan pengendalian proses statistikal

• ·        Memperbaiki rancangan

3). Pendekatan Ilmiah

(Scientific Approach).

Pendekatan ilmiah merupakan langkah sistematis bagi setiap individu maupun Tim dalam proses pemecahan masalah dan per-baikan proses. Hal ini berarti bahwa dalam pengambilan keputusan haruslah selalu berda-sarkan pada data, dan bukanlah merupakan perkiraan saja. Disamping itu harus pula melihat pada akar permasalahan dan bukan hanya berdasarkan gejala gejala yang terlihat pada permukaan. Demikian juga dengan pemilihan alternatif pemecahan masalah yang dipilih haruslah betul merupakan alternatif solusi yang baik jangan lah merupakan solusi yang setiap saat harus diperbaiki.

Fokus pada pendekatan ilmiah adalah pengumpulan, pengolahan dan pemanfaatan data. Dalam proses pengumpulan dan peman-faatan data tersebut tidak dianjurkan untuk menggunakan ilmu statistik yang rumit. Dengan hanya menggunakan alat alat statistik yang sederhana seperti Grafik, Bar Chart, Perenca-naan waktu (Time Plot) dapat membantu para manajer atau petugas kesehatan untuk menghasilkan suatu peningkatan mutu secara terus menerus dan dengan demikian, selan-jutnya akan mengatasi seluruh permasalahan yang ada.

Banyak diantara kita telah bekerja selama bertahun tahun tanpa menggunakan data.  Kita datang dengan berbagai ide untuk peningkatan kinerja organisasi kita. Akan tetapi kita hanya berangkat hanya berdasarkan pengalaman yang diterapkan dalam pekerjaan sehari hari atau hanya berdasarkan pembicaraan informal dengan para pasien atau pelanggan lainnya. Akibatnya adalah apabila terjadi masalah dikemudian hari, kita akan menggunakan pengalaman tersebut untuk mencari pemecah-an masalahnya, maka kemungkinannya adalah bahwa masalah tersebut mungkin diatasi atau masalah sama sekali tidak teratasi.

Tidak ada yang menyalahkan pengambilan keputusan yang dilakukan berdasarkan penga-laman, pengetahuan, perkiraan ataupun dengan intuisi seperti diatas. Kalau demikian halnya mengapa ditekankan tentang pemanfaatan data?. Alasannya adalah sangat sederhana sekali yaitu bahwa pemanfaatan data adalah alat yang sangat tangguh yang dapat diikutkan atau diperhitungkan dalam proses pemecahan masalah dan pengambilan keputusan. Peman-faatan data tidak dapat menggantikan penga-laman ataupun pengetahuan dalam peningkat-an proses ataupun dalam pengambilan keputusan, akan tetapi pengalaman dan penge-tahuan tidaklah cukup untuk menghasilkan suatu keputusan yang tepat.

Apabila kita diperhadapkan dengan masalah masalah-masalah yang baru, biasanya  kita membentuk suatu teori tentang apa yang telah terjadi berdasarkan pengalaman.  Hal ini adalah  suatu keadaaan yang normal. Akan tetapi kecenderungan yang sering terjadi adalah  bahwa kita sering kali hanya melihat terhadap kesamaan dari pada kedua kejadian tersebut dan kita tidak begitu melihat terhadap berbedaannya. Dengan menggunakan data kita dapat menghindarkan perangkap-perangkap yang demikian. Penggunaan data dapat menolong kita untuk mengerti lebih dalam apa yang telah terjadi pada proses, service maupun produk.

Dengan menggunakan data akan dapat mem-bantu kita memfokuskan permasalahan kita terhadap faktor-faktor yang betul-betul mem-buat suatu perbedaan atau variasi. Disamping itu pemanfaatan data  dapat membantu kita menghemat waktu, energi dan penggunaan sumber daya yang lebih efektif.

4). Kerjasama Team

( Team Work ).

Sekarang ini kita sudah memasuki lingkungan atau keadaan dimana goncangan-goncangan atau gangguan menjadi sesuatu hal yang biasa dan perubahan merupakan suatu yang tetap terjadi.  Banyak faktor-faktor yang memaksa pengelola suatu Puskesmas dan Rumah Sakit mencari jalan untuk memenuhi kebutuhan pasar/pelanggan dengan cara efektif dan efisien. Faktor-faktor ini diantaranya adalah termasuk kebutuhan untuk merespon perubahan teknologi yang begitu cepat dan luas, kecenderungan globalisasi disemua sektor dan tekanan-tekanan pengertian pasar terma-suk keinginan dari pad pasien.

Untuk dapat menghadapi kondisi tersebut dibutuhkan pengetahuan,  ketrampilan, penga-laman dan perspektif yang luas dan dilakukan secara bersama-sama dengan orang orang yang bekerja atau berkaitan dengan rumah sakit. Hanya dengan demikian setiap rumah sakit dapat diharapkan mengatasi masalah yang dihadapi,  membuat keputusan yang baik dan menyampaikan solusi tersebut terhadap para costumer (pelanggan).

Dalam perkataan lain dibutuhkan kerja sama dalam bentuk tim. Tim akan menciptakan suatu kondisi dimana para anggota akan tetap mempertahankan perubahan, mempelajari lebih banyak tentang kebutuhan dan memperoleh ketrampilan dalam kerja sama.

Dalam suatu organisasi, Team dibutuhkan apabila :

• ·        Tugas-tugas yang diemban sangat kompleks.

• ·        Kreatifitas dibutuhkan

• ·        Jalan yang harus ditempuh belum jelas

• ·        Penggunaan sumber daya yang lebih efisien dibutuhkan

• ·        Dibutuhkan belajar lebih cepat

• ·        Mengerjakan komitmen yang tinggi

• ·        Pelaksanaan dari rencana membutuhkan kerja sama dengan orang lain

• ·        Tugas-tugas atau proses bersifat cross fungsional

Semakin banyak tugas-tugas yang berhubungan dengan hal diatas, maka organisasi akan mem-bentuk tim untuk mengatasi tantangan tersebut. Perusahaan/Organisasi akan lebih tergantung pada tim bila mereka menemukan bahwa metode pemecahan masalah yang tradisional, pengambilan keputusan, komunikasi dan kompetensi tidak cepat atau cukup flkesible untuk merespon terhadap perubahan yang ada. Tim-tim yang dibentuk akan digunakan dibuat banyak bentuk, seperti Manajemen Team On going work team, Improvment Team, Gugus Kendali Mutu, Forum Manajemen Menengah dll.

Puskesmas dan Rumah sakit menggunakan / memanfaatkan team untuk mencapai tujuan-tujuan dengan perbedaan yang luas,  mengurangi peng-gunaan waktu yang tidak perlu, menambah siklus, mengurangi kesalahan pelayanan pada pasien dan melaksanakan pekerjaan sehari-hari, meningkat-kan transaksi, merancang kembali sistem yang ada, lebih mengerti tentang kebutuhan pasien dan pelanggan lainnya.

Pada umumnya program jaminan mutu tidak dilaksanakan secara terburu buru. Program jaminan mutu biasanya dilaksanakan secara bertahap mulai dari pada penyiapan sumber daya sampai dengan pemilihan metoda atau kegiatan kegiatan yang dianggap sesuai dengan program tersebut.

Pada pedoman ini, tahap tahap program jaminan mutu yang dipergunakan adalah tahap tahap sebagai berikut :

1). Fase Inisiasi.

Fase ini adalah merupakan fase permulaan yang harus dilalui. Dalam fase ini berbagai kegiatan yang harus dilaksanakan sebagai persiapan program jaminan mutu adalah berupa pengembangan kesadaran tentang perlunya mutu diantara semua karyawan baik dari manajemen puncak sampai dengan tingkat pelaksanan. Disamping itu perlu pula dikembangkan kepemimpinan yang mem-punyai komitmen tentang mutu dan perubahan, menetapkan dan konsisten terhadap tujuan peningkatan mutu yang menjadi visi organisasi, menyu-sun rencana stratejik dan rencana operasional masing masing kegiatan serta mempersiapkan infrastruktur untuk penerapan proses perbaikan yang berkesinambungan.

2). Fase Transformasi.

Langkah berikutnya setelah langkah diatas adalah fase transformasi. Fase ini merupakan fase pemilihan proses proses prioritas yang akan ditingkatkan dalam bentuk proyek percontohan, pembentukan kelompok kelompok kerja yang kompeten terhadap proses proses tersebut. Pada fase ini perbaikan yang berkesinambungan oleh  kelompok kelompok kerja sudah dilakukan dengan menggunakan siklus PDCA.

3). Fase Integrasi.

Fase ini merupakan aplikasi pelaksanaan program jaminan mutu pad seluruh jajaran organisasi termasuk didalamnya adalah pembentukan dan mempertahankan komit-men terhadap mutu melalui optimalisasi dan proses perbaikan yang berkesinambungan, pelatihan pada seluruh karyawan, penetap-an indikator, mengembangkan evaluasi dan monitoring terhadap mutu serta penerapan proses perbaikan mutu yang berkesinam-bungan  pada semua unit dan lintas unit denganpembentukan kelompok kelompok kerja yang mandiri.

Bab IV
PENTAHAPAN PROGRAM DIKLAT JAMINAN MUTU

1. Training Need Assessment (TNA)

Perbaikan mutu yang diberikan dengan terburu buru sering menyebabkan diambilnya keputusan yang salah tentang jenis pelatihan yang akan diberikan. Kesalahan kesalahan yang paling umum tejadi adalah sebagai berikut:

1.1 Seorang petugas mengatakan kepada suatu administrator Puskesmas dan Rumah Sakit bahwa ia mempunyai keterampilan baru. Mendapatkan informasi demikian, manajemen rumah sakit yang bersangkutan segera memberikan ketrerampilan tersebut kepada karyawannya  tanpa mengetahui apakah karyawannya telah siap untuk mempelajarinya.

1.2 Suatu Puskesmas dan Rumah Sakit membeli peralatan baru untuk produk jasa pelayanan yang baru tanpa mempertim-bangkan aspek pelatihan terlebih dahulu.

1.3 Puskesmas dan Rumah Sakit melaksanakan pelatihan umum mengenai konsep kualitas secara luas tanpa menghiraukan bagaimana karyawannya akan menerapkan konsep tersebut dalam pekerjaannya sehari hari agar kualitasnya menjadi lebih baik.

1.4 Suatu Puskesmas dan Rumah Sakit menge-tahui bahwa pesaingnya sedang menerapkan teknik kualitas tertentu atau manajer Puskesmas dan Rumah Sakit tersebut membaca dari majalah atau surat kabar bahwa teknik tersebut sedang populer, sehingga dengan segera manajer tersebut memutuskan untuk melaksanakan pelatihan mengenai penerapan teknik kualitas tersebut tanpa memikirkan apakah hal tersebut cocok bagi Puskesmas dan Rumah Sakitnya.

Proses pelatihan dimulai dengan pengumpulan data dan informasi yang dapat menggambarkan jenis keterampilan yang dimiliki karyawan saat ini, dan keterapilan apa yang mereka perlukan untuk mencapai rencana jangka pendek dan jangka panjang yang telah ditetapkan, memuaskan pelanggan dan memperbaiki kualitas. Setelah data tersebut sudah terkumpul , kemudian dianalisa dan akhirnya kebutuhan akan pelatihan dapat ditentukan.

Pendekatan yang dilakukan untuk mengidentifikasi kebutuhan akan pelatihan adalah sebagai berikut :

Menentukan keterampilan karyawan yang diperlukan untuk mencapai strategi kualitasyang ditentukan oleh Puskesmas dan Rumah Sakit. Ada beberapa metode yang dapat digunakan oleh para manajer untuk menentukan kebutuhan pelatihan, diantaranya adalah :

a.   Observasi.

Manajer Puskesmas dan Rumah Sakit dapat melakukan observasi terhadap beberapa aspek pokok. Misalnya apakah terdapat masalah masalah yang spesifik dalam masing masing bagian? Apakah karyawan menghadapi masalah dalam melaksanakan tugas tugas tertentu  Apakah pekerjaan pekerjaan secara konsisten mendukung proses ?

 b.  Wawancara

Manajer dapat mewawancarai para karyawan agar mereka mengungkapkan kebutuhan mereka berdasarkan ketrampilan dan pengetahuan yang dimiliki. Karyawan mengetahui tugas yang harus mereka kerjakan setiap hari. Mereka juga harus mengetahui tugas mana yang dapat mereka kerjakan dengan baik, mana yang tidak dan pekerjaan mana yang tidak dapat dikerjakan sama sekali. Brainstroming   sangat efektif dalam proses perbaikan yang berkesinam-bungan bila karyawan bersedia mengemu-kakan pikiran dan pendapatnya.

c.   Survei  Job - Task Analysis

Dalam tahap ini dilakukan analisis terhadap dua aspek utama. Pertama terhadap aspek pekerjaan secara keseluruhan dan kedua terhadap aspek pengetahuan, keterampilan serta sikap yang dibutuhkan untuk melaksa-nakan pekerjaan tersebut. Berdasarkan informasi dari hasil analisis tersebut, maka intrumen survei dikembangkan dan disebar-kan kepada para karyawan yang akan diteliti.  Dalam mengembangkan instrumen ada baiknya melibatkan karyawan yang kan disurvei agar informasi yang diperoleh lengkap dan tidak mengabaikan kriteria kriteria seperti keterampilan kerja sama tim, sensitivitas terhadap umpan balik pelanggan terutama pelanggan internal dan keterampil-an interpersonal.

d.   Diskusi Focus Group.

Dalam metode ini kelompok karyawan tertentu diminta untuk membicarakan siklus mutu yang berkaitan dengan pelatihan. Rapat yang dilakukan tanpa manajer atau penyelia tersebut akan menjadi lebih terbuka untuk menyadari bahwa mereka memerlu-kan pelatihan.

e.   Sistem saran

Sistem saran organisasi ( baik melalui kotak saran, maupun saran yang diajukan secara langsung) juga dapat digunakan untuk mengidentifikasi kebutuhan akan pelatihan.

1.      Melakukan penilaian kebutuhan secara periodik untuk mengidentifikasi topik topik  yang baru.

2.      Menggunakan proses identifikasi kebu-tuhan berkelanjutan yang meliputi eva-luasi  terhadap pelatihan yang telah diikuti karyawan dan saran dari unit bisnis maupun  para manajer akan diperlukannya suatu pelatihan baru.

3.      Melakukan Benchmarking (patok duga) terhadap Puskesmas dan Rumah Sakit lain untuk menen-tukan apa yang mereka lakukan dan dimana mereka melakukan program pelatihanbagi para karyawannya.

1.2.   SEMINAR TENTANG SADAR MUTU.

( Quality Awareness Workshop ).

Kegiatan ini sangat penting dilaksanakan sebelum kegiatan program jaminan mutu dilakukan pada suatu tempat. Adapun tujuan dari pada kegiatan ini adalah untuk membangun suatu komitmen yang tinggi dari pada petugas kesehatan terutama petugas Puskesmas dan Rumah Sakit beserta instansi terkait dari tingkat manajemen atas sampai dengan tingkat pelaksana mutu itu sendiri.

Adapun topik topik yang diberikan dalam seminar ini adalah : Pengertian mutu, Jaminan Mutu, Budaya Mutu, Konsep Pelanggan, Manfaat Mutu dll, tergantung dari pada waktu yang disediakan dalam workshop tersebut.

1.3.   MENGEMBANGKAN KEPEMIMPINAN MUTU.

Kepemimpinan yang berwawasan mutu merupakan kemampuan untuk membang-kitkan semangat orang lain agar bersedia dan memiliki tanggung jawab menyeluruh terhadp usaha mencapai  tujuan.

Fungsi kepemimpinan mutu adalah sebagai berikut :

1). Perencanaan Mutu :

Fungsi ini meliputi identifikasi pelanggan dan kebutuhannya, mengembangkan produk  sesuai kebutuhan pelanggan, me-ngembangkan metode dan proses kerja dan mengubah hasil perencanaan keda-lam tindakan.

2). Pengendalian Mutu :

Fungsi ini mencakup langkah langkah evaluasi kinerja aktual, membandingkan kinerja dengan tujuan, melakukan tindakan perbaikan untuk mengatasi perbedaan kinerja yang ada.

3). Perbaikan Mutu.

Fungsi ini meliputi penyediaan prasarana untuk perbaikan mutu secara berkesinam-bungan, identifikasi proses datu metoda yang membutuhkan perbaikan, memben-tuk tim yang bertanggung jawab atas program perbaikan mutu, menyediakan sumber daya serta pelatihan yang dibutuh-kan oleh tim dalam memecahkan masalah.

1.4.   MENETAPKAN TUJUAN PENINGKATAN MUTU

Pada langkah ini perlu dirumuskan secara tepat dan benar tentang tingkat kesenjangan kinerja yang terjadi, sehingga akan semakin jelas dan tepat kearah mana tujuan yang ingin dicapai dalam peningkatan mutu.

Tujuan digambarkan dalam bentuk kuantitas yang harus dicapai ketika program sudah selesai. Beberapa petunjuk yang perlu untuk menuliskan tujuan adalah sebagai berikut :

1.   Spesifik.

Tujuan haruslah bersifat spesifik, dan tidak terlalu mengambang. Spesifik berarti bahwa target yang akan kita capai itu sudah menjurus atau terfokus pada sesuatu issue/topik.

2.   Measurable.

Tujuan yang akan kita capai sedapat mungkin haruslah dapat diukur melalui indikator tertentu.

3.   Achievable.

Tujuan yang telah ditetapkan sedapat mungkin harus dapat dicapai

4.   Realistis.

Tujuan yang diinginkan sifatnya realis, tidak muluk muluk.

5.   Time Bound.

Untuk mencapai tujuan tersebut haruslah dalam batas waktu tertentu.

1.5.           MENYUSUN RENCANA STRATEJIK DAN OPERASIONAL

Penyusunan rencana stratejik dan rencana operasional dari masing masing Puskesmas Rumah Sakit sebaiknya berdasarkan analisa SWOT dengan memperhitungkan faktor faktor eksternal dan internal dari pada rumah sakit. Dari kesenjangan nilai yang ditemukan berdasarkan analisa tersebut, disusun sutau rencana aksi yang kegiatannya berfokus pada visi dan misi organisasi.

• Jenis-Jenis Pelatihan pada fase ini antara lain:

• Pelatihan/Orientasi tentang Mutu

• Pelatihan Pengkajian Kebutuhan Pelatihan (TNA).

• Pelatihan Peer Review

• Pelatihan Penyusunan Standar dan Dokumen-tasi Mutu.

• Pelatihan Kepemimpinan Mutu

• Pelatihan Manajemen Stratejik

Pada fase ini beberapa strategi yang sarankan adalah sebagai berikut :

·        Pemilihan proses proses prioritas yang akan ditingkatkan dalam bentuk proyek percontohan.

·        Pembentukan kelompok kelompok kerja yang kompeten terhadap proses proses tersebut.

·        Identifikasi anggota untuk masing masing kelompok kerja

·        Proses dalam kelompok kerja untuk melakukan perbaikan yang berkesinambungan dengan siklus PDCA atau PDSA

·        Evaluasi

Jenis-jenis Pelatihan dalam fase ini antara lain :

1).  Pelatihan Pemecahan Masalah dan Pengambilan Keputusan

2).  Tim Building

3).  Analisa tugas dan Analisa Jabatan.

4).  Supervisi

5).  Management and Statistic Tools

6).  Monitoring dan Evaluasi

Pada fase ini strategi yang disarankan adalah :

      ·        Mengintegrasikan pelaksanaan CQI pada seluruh jajaran organisasi
·        Membentuk dan mempertahankan komitmen terhadap mutu melalui optimalisasi dan proses perbaikan yang berkesinambungan
·        Pelatihan pada seluruh karyawan
·        Penetapan indikator mutu
·        Pengembangan sistem surveillance dan evaluasi mutu yang tepat
·        Penerapan proses perbaikan mutu yang berkesinambungan pada semua unit dan lintas unit dengan pembentukan kelompok-kelompok kerja yang mandiri

Jenis Jenis Pelatihan pada fase ini antara lain :

1). Asuhan Keperawatan

2). Standar Pelayanan Medis

3). Manajemen Review

4). Pelatihan Internal Audit Mutu and Corective Action

5). Penyusunan Indikator

6). Monitoring dan Evaluasi

Bab V

PENUTUP

Kegiatan Jaminan Mutu merupakan suatu kegiatan yang integral yang harus tersirat dalam setiap kegiatan dalam pelayanan kesehatan.  Mutu harus dilihat dari berbagai dimensi , dan pemenuhan setiap dimensi mempunyai persyaratan persyaratan tertentu.

Untuk menghasilkan suatu pelayanan yang bermutu diperlukan waktu yang relatif panjang dan membutuhkan kerja sama yang baik  dari pada semua unsur yang terlibat dalam rumah sakit.

Beberapa prinsip dalam jaminan mutu yang harus diikuti adalah Fokus pada pelanggan, Pendekatan ilmiah, Perbaikan yang berkesinambungan dan Pemanfaatan Tim dalam pengambilan keputusan.